Open geest en open oren
Bij democratie denken we al snel aan ons politieke systeem, maar democratische processen spelen op veel meer plaatsen en in veel meer contexten een rol, ook in jouw kwb-afdeling. Zorgen dat ieders stem (letterlijk én figuurlijk) gehoord wordt, dat beslissingen gezamenlijk genomen én gedragen worden, en dat er ruimte is voor nieuwe en andere ideeën of meningen: ook dát is de democratie. Maar hoe kan je dit binnen je bestuur en afdeling concreet aanpakken? Wij geven we je wat tips, en laten het daarna vier afdelingen zélf uitleggen!
Beeld je even in dat je in een vergadering of ander gesprek met een grote groep mensen zit. Hoeveel van hen komen er gemiddeld écht aan het woord? En hoeveel van hen hoor je niet of nauwelijks? Dat betekent echter zeker niet dat die ‘stille minderheid’ geen mening, visie of idee heeft. Ze zien echter de kans of het moment niet om die ook uit te spreken. Hoe kan je, bijvoorbeeld in een bestuursvergadering, deze stille minderheid tóch aan het woord laten (komen)? Enkele mogelijkheden en tips:
- Deel vooraf de agenda. Zo krijgt iedereen al de kans meningen of ideeën te formuleren. Dat maakt het makkelijker om ze te delen dan wanneer dit out of the blue moet. • Heb aandacht voor niet-verbale signalen. Vaak geven mensen heel veel aan met hun lichaamstaal: bijvoorbeeld de schouders ophalen, zuchten, hevig ja of nee knikken … Zie je zo een signaal, vraag hem/haar dan om dit toe te lichten. • Dat mensen niet graag of minder makkelijk aan het woord komen, betekent zeker niet dat ze geen mening hebben. Of en door wie een bepaalde visie gedeeld wordt, kan je navragen met een constructie als ‘Wie herkent dit?’ of ‘Wie sluit zich hierbij aan?’.
- Is je groep voldoende groot, dan kan je sommige agendapunten eventueel eerst in kleinere groepjes bespreken. Hier zullen mensen makkelijker hun mening geven. Vervolgens vertelt van elk groepje één iemand aan de grotere groep wat er gezegd/besproken is. • Gebruik eens een schriftelijke methodiek, bijvoorbeeld met post-its. Je kan ook op voorhand input rond een bepaald thema vragen; dit vormt dan je vertrekpunt op de vergadering zelf. • Of simpelweg: doe eens een rondje rond de tafel, zodat iedereen zijn/haar ‘moment’ krijgt.
- Zorg ook voor een veilige vergaderomgeving: gezelligheid en warmte is daarbij belangrijk, maar ook goed en echt naar elkaar luisteren.
Niet enkel bij beslissingspunten is het belangrijk is dat iedereen aan bod komt; ook bij bijvoorbeeld een evaluatie wil je graag zoveel mogelijk input. Alle aanwezigen/medewerkers hebben immers andere dingen gezien of ervaren, en hebben dus nuttige info die jullie activiteit nog beter kan maken.
Als een ajuin
Een vrijwilligersgroep kan je zien als een uit: er zijn verschillende lagen van betrokkenheid. Dat betekent echter niet dat wie het hoogst in de ‘hiërarchie’ staat ook het meest te zeggen moet hebben; ieders inbreng is even belangrijk, ook die van losse of vrijblijvende vrijwilligers. Meer zelfs: zij hebben vaak een frissere blik op de dingen omdat ze op een andere manier betrokken zijn. Bovendien zijn inspraak en medezeggenschap belangrijk voor de motivatie van vrijwilligerswerk. Wie het gevoel heeft dat zijn stem niet gehoord wordt of niet meetelt, dat hij niet de kans krijgt mee de krijtlijnen uit te zetten van de vereniging waar hij tijd en energie in steekt, zal zich (sneller) gedemotiveerd voelen om zich in te zetten. Met andere woorden: wil je je vrijwilligers aan boord houden (of leden laten doorgroeien naar vrijwilliger), zorg dan dat ze zich gehoord voelen. Vraag naar hun mening, luisteren en waardeer hun ideeën of visies, ook al ben je het er niet mee eens of zijn ze (op dat moment) niet bruikbaar. Een afdeling draaiend houden en activiteiten organiseren is een groepswerk, dus waarom zou beslissingen nemen dat niet zijn? Dat betekent uiteraard niet dat je over alles moet overleggen of discussiëren tot er een consensus is; dit is ook niet altijd nodig. Zorg wél dat de beslissing gedragen is, en niet de mening is van de twee hardste roepers of doordrammers.
Kwb Weerde laat leden stemmen over jaarprogramma
“De hoogdag van de interne democratie bij kwb Weerde is sinds mensenheugenis toch onze jaarvergadering”, vertelt voorzitter Bart. “Onze leden kunnen dan mee stemmen voor sommige activiteiten. Als we bijvoorbeeld willen gaan bijlwerpen, maar twijfelen of we hiervoor voldoende volk zouden hebben, brengen we dit ter stemming. Zijn er voldoende gegadigden organiseren we de activiteit, is er geen interesse voeren we het af. Daarnaast leden kunnen ook zelf activiteiten voorstellen. Zo kwam er de laatste jaarvergadering een voorstel om een politiek debat te organiseren voor de gemeenteraadsverkiezingen. Niet iedereen was het idee genegen, maar de ledenvergadering heeft beslist dat we dit zullen organiseren. Om de twee jaar kiest de jaarvergadering ook het bestuur van kwb Weerde, weliswaar steeds op voordracht van het algemeen bestuur. En ook andere vragen en opmerkingen zijn welkom. Onze filosofie: we zijn een ledenvereniging, we zijn er voor onze leden. Om de avond nog aantrekkelijker te maken kunnen onze leden, naast de twee speciale bieren die we elk jaar voorzien, ook steeds genieten van een gratis aangeboden Breugelbuffet. Zo is er geen reden om niet te komen, en is er voor niemand een drempel om te kunnen komen. Zo brengen wij elk jaar een ‘fris’ jaarprogramma dat gedragen is door onze leden. Dat ze deze aanpak appreciëren zien we elk jaar aan de opkomst.”
Kwb DendermondeCentrum houdt voorzittersverkiezingen
“Om de twee jaar houden wij voorzittersverkiezingen”, legt Joost uit. “Het is een traditie die al lang bestaat; mogelijk zelfs vanaf het begin, want in de statuten staat vermeld dat er om de 2 jaar voorzittersverkiezingen plaatsvinden en dat een voorzitter maximaal 4 x 2 jaar dat mandaat mag hebben. Je zou kunnen zeggen ‘Ach moet dat wel zo strikt?’, maar het verplicht de afdeling wel om te streven naar vernieuwing. En dat is dan weer goed voor de dynamiek. Maar toegegeven, het is niet gemakkelijk om mensen naar het voorzitterschap te leiden … Voor de tweejaarlijkse voorzittersverkiezing kunnen alle leden zich kandidaat stellen. Daar wordt voor opgeroepen in ons tijdschriftje. In de praktijk zijn het natuurlijk eerder bestuursleden die de stap naar het voorzitterschap zullen zetten. Dat gebeurt ook niet vanzelf; er gaan gesprekken aan vooraf waarbij motivatie, leiderschapskwaliteiten, tijdsinvestering, steun van het thuisfront … aan bod komen. De verkiezingsprocedure zelf is een geheime stemming die plaatsvindt aan het begin van onze startavond, telkens eind januari. Wij vinden het maar logisch dat de leden de kans krijg mee de voorzitter te kiezen? Ze betalen lidgeld, dus mogen ze mee het beleid bepalen. Doordat we het kiezen combineren met onze startavond hebben we een gegarandeerde opkomst. De aanwezigen appreciëren dat ze hun stem mogen uitbrengen. Ook op onze activiteiten polsen we regelmatig bij de deelnemers waar hun interesses naar uitgaan. Soms kunnen we daarmee een nieuw bestuurslid aantrekken, en soms leidt dit tot het organiseren van bepaalde activiteiten die gesuggereerd zijn door een of ander lid. Dat is altijd fijn omdat je dan buiten de klassieke patronen kan denken.”
Kwb Leopoldsburg houdt open programmatie
“Tien jaar geleden starten we met kwb trakteert, de slogan voor een avond waarop we al onze leden uitnodigen en hen trakteren op hapjes, drankjes en onze ideeën voor een jaarprogramma”, steekt Rudi van wal. “Tot nu toe kunnen we steeds rekenen op 35-tal aanwezigen.” “Het recept is eenvoudig: een ludieke terugblik op het voorbije jaar en het vastleggen van de komende activiteiten. De eerste jaargangen van hanteerden we verschillende leuke inspraakformules, elk jaar anders. In de beginjaren waren het discussieformules in groepjes en de grote groep, goed voorbereid en ingekleed. Zo deden we al eens een methodiek met een bak bier. Op de (lege) flesjes waar de voorbije activiteiten geplakt, een aantal flesjes hadden een sticker met een voorstel en andere flesjes een blanco. Op de lege sticker kon iedereen een idee schrijven en dat aftoetsen. Tot slot was er een bespreking in grote groep. Welke flesjes kwamen op tafel om nog te doen of eens te proberen? En welke flesjes) verdwenen (terug) in de bak? Een andere keer deden we vooraf een bevraging. De planning uitwerken evolueerde uit noodzaak doorheen de jaren wel van totaal open op de avond zelf tot wat meer gestroomlijnd voor- en achteraf. Nu is er al een lichte vooraf-programmatie, en worden de voorstellen van de stuurgroep meer bevraagd. Nieuwe ideeën en suggesties worden nog wel opgevraagd en getoetst in de groep, en nadien in de stuurgroep besproken. Hierover volgt mondelinge terugkoppeling aan wie het idee indiende. Sowieso lezen al onze leden een verslag van de avond en het voorstel van het jaarprogramma via ons kwb nieuwske. Het voordeel van de open speelse programmatie is de betrokkenheid. Dat is de sterkte en tegelijk de moeilijkheid.
Er zijn vaak te veel voorstellen om allemaal te realiseren. Er vallen al eens voorstellen waarvan je aanvoelt dat is niet echt iets voor kwb. Frustratie vermijden is dan de boodschap, want iedereen vindt zijn idee wel goed. Voor ons als stuurgroep is een open programmatie dikwijls ook een en-en-verhaal: de vaste waarden die we elk jaar opnieuw willen doen én de nieuwe voorstellen waarvan de leden verwachten dat we ze ook gaan organiseren. En je kan nu eenmaal niet alles doen.”
Ook bij kwb Merchtem kiezen de leden het bestuur
“Reeds vele jaren opteren we in Merchtem om om de twee jaar bestuursverkiezingen te houden. Het was de bedoeling om telkens naar nieuw bloed, nieuwe ideeën en zeker en vast verjonging te streven. Het zal inmiddels al zo’n 45 jaar zijn dat we dit in Merchtem kunnen waarmaken! De regel is dat iedere wijkmeester (automatisch) kandidaat is voor het bestuur. Een van de bestuursleden wordt op de startvergadering verkozen tot voorzitter door alle leden. Je kan maar één keer herverkozen worden, dus minstens om de vier jaar is er een nieuwe voorzitter. Hoe gaat zo’n verkiezing in z’n werk? Op de ra(a)ke vrijdag – de vergadering van wijkmeesters en leden – van de maand mei of juni worden alle wijkmeesters en (geïnteresseerde) leden uitgenodigd om te stemmen. Na een woord van dank en een aanmoediging voor de wijkmeesters worden de stembiljetten rondgedeeld. Er wordt vooral beroep gedaan op de motivatie van de wijkmeesters en we willen hen ook de kans geven om hun talenten te laten zien.
De aanwezigen duiden op het biljet elk tien mensen aan. Wie van de helft + 1 van de aanwezige leden een stem krijgt, is verkozen, al kan je ook nee zeggen tegen dit engagement. Er wordt er gestreefd naar 10 bestuursleden. Zijn er na de stembeurt niet voldoende wijkmeesters, dan wordt er een tweede ronde gehouden waarbij het meeste aantal stemmen (zonder minimum) telt. Tijdens de daaropvolgende bestuursvergadering, met de nieuwe bestuursleden, gaan we na wie zich kandidaat wil stellen als voorzitter en wie zich kandidaat wil tellen als kassier. Die stemming, ook door de leden, wordt tijdens de startdag in oktober gehouden. Die wordt altijd afgesloten met een lekker hapje en drankje van de kas; dat zorgt altijd voor verbondenheid!”